第一章 总 则
第一条为进一步加强声像档案的管理，充分发挥声像档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则》（川教〔2017〕11号）和《四川中医药高等专科学校档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合学校声像工作和声像档案管理工作的实际情况，特制定本管理实施细则。
第二条本实施细则所称的声像档案，是指主要以磁性、感光材料和数字化材料为载体，以音像为主要反映方式，学校在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的，具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等专门声像载体、数字化载体及其相配套的文字材料的历史记录。
第三条声像档案工作是学校教学、科研、管理等工作的重要组成部分，是评估学校工作和档案工作的依据。学校对声像档案实行集中和单独管理相结合，确保声像档案的完整、准确、系统和安全，有利于声像档案的保存和利用。
第四条学校对声像档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励；对于利用声像档案材料营私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规者，要依法处理。
第二章 声像档案管理职责
第五条校内各单位为声像档案的形成和归档部门（以下简称归档单位），档案馆为声像档案的集中管理部门。
第六条档案馆负责对声像档案管理的业务指导、监督和检查，其主要职责为：
（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定声像档案管理规章制度。
（二）对声像档案工作进行监督、指导和检查。
（三）接收、保管声像档案。
（四）提供所管理声像档案的查询服务。
第七条归档单位档案员的主要工作职责为：
（一）按附件的规定，负责收集、积累、整理本部门形成的文件材料。
（二）按《四川中医药高等专科学校档案管理办法（试行）》和本实施细则第三章的规定组件，每年六月份按规定向档案馆移交声像档案。
第三章 声像档案的形成、组件和归档
第八条声像档案归档范围包括重要活动、教学、科研及示范推广、参观视察、校园建设、外事往来、专家教授、军训及文体活动和其它等9个方面。
第九条声像档案归档要求
（一）组卷前要详细检查声像载体材料是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项，图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。
（二）声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本部门档案员移送全套案本。
（三）部门档案员对收集上来的载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆（含分室）移交。
（四）声像档案的材料要完整、准确、配套、系统，声音、画面清楚，载体未磨损、划伤，保证声像档案的归档质量。
（五）归档的数码照片，必须是原始版，不能进行技术修改；选用只读光盘作为存储载体。
（六）照片与底片必须影像一致，同时归档，并附有文字说明，其他载体形式声像档案也要附以文字说明。包括：主要内容、活动的主题词、时间、地点、人物及作者。
（七）声像制品的装具一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。
（八）声像档案材料采取随时归档的办法，必须由摄录人员或承办单位在摄录工作结束后负责收集、整理，并附上文字说明，于形成后两个月内向档案馆移交，移交声像档案时应填写档案移交登记表。
第十条声像档案归档手续
（一）各部门主持的声像项目应在项目完成制作3个月后向档案馆移交：综合管理材料归档时间为次年6月底以前。声像档案归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式三份，移交方存一份、档案馆两份。
（二）移交档案要严格验收，并办理交接手续。
第四章 声像档案的保管与利用
第十一条保管声像档案应设置专用库房和装具，做到防火、防盗、防光、防尘、防虫、防磁、防潮、防高温、防有害气体等。
第十二条声像档案库房的温度应控制在14℃—24℃，相对湿度应控制在45%—60%；存放底片的温度应为13℃—15℃，相对湿度为35%—45%。库房内昼夜温差不大于±3℃，湿度变化不大于±5%。磁性载体档案与磁场源之间的距离不得小于76mm。
第十三条声像档案库房应远离可能形成磁场的电器设备、设施。
第十四条声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限应一致，需长期、永久保存的声像材料（应存2－3套，1套作母本，一般不提供查、借），要定期检查声像档案的保管状态，及时进行必要的修补、复制；需要长期、永久保存的声像载体档案在保管一定时间后，应转录和复制；不经常使用的录像带、录音带、光盘每年要重新清洗一次。
第十五条声像档案的册、盒、带等应采用竖放保存方式，以防重压。
第十六条永久保存的声像档案中，以数字形式存储的声像档案应多重备份，具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。
第十七条声像档案要定期倒带、复制和转存处理，录音录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年，每10年复制一次，光盘等数字存储载体保存的声像档案一般4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。
第十八条声像档案入库前要进行必要的检查，对受损的材料，进行必要的技术处理；已经入库的声像档案，任何人不得私自销毁、涂改和编辑。
第十九条按照附件的规定，对超过保管期限的声像项目档案定期进行鉴定，对已失去保存价值的声像档案经分管档案工作的校领导审批同意，登记造册后严格按有关规定进行销毁。
第二十条声像档案的查借阅应根据学校档案馆查借阅管理制度执行。
第五章 附 则
第二十一条本实施细则由学校档案馆负责解释。
第二十二条本实施细则自公布之日起执行。
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