法规制度

第一章 总 则

 第一条为了进一步加强学校党群和行政档案（以下简称党政档案）的管理，充分发挥党政档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》（川教〔2017〕11号）和《四川中医药高等专科学校档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合学校党政工作和党政档案管理工作的实际情况，特制定本管理实施细则。

 第二条本实施细则所称的党政档案，是指学校在党群和行政管理活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

 第三条党政档案工作是学校党群和行政管理工作的重要组成部分，是评价党群、行政工作和档案工作的依据，必须对党政档案实行集中统一管理，确保党政档案完整、准确、系统和安全，有利于党政档案开发利用。

 第四条学校对党政档案工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励，对于利用党政档案材料徇私舞弊者，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》等有关法规者，要依法处理。

第二章 党政档案管理职责

 第五条学校党群、行政部门为党政档案的形成和归档部门（以下简称归档单位），档案馆为学校党政档案管理组织协调和集中管理部门。

 第六条党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、馆、系、院、中心的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党政档案工作。

 第七条档案馆负责对学校党政档案的组织协调，对归档单位进行档案管理业务指导，具体负责学校党政档案的集中管理工作。其主要职责为：

（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定党政档案管理规章制度。

（二）对党政档案工作进行监督、指导和检查。

（三）接收、保管、利用、统计、鉴定和销毁所管理的党政档案。

 第八条学校党群、行政部门的职责规范

（一）党政文件材料严格实行文件处理部门归档制度。学校各部门、教学单位要明确一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的档案员，协同档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

（二）依规负责收集、积累和整理本部门形成的档案材料。

 1.归档范围的确定

 1.1归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

 1.2归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

 1.3归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的特点。

 1.4归档的重点以学校形成不同载体、形式的文件为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

 2.不归档的文件材料

 2.1上级机关普发供参阅、不办的文件材料。

 2.2上级机关发来供工作参考的抄件。

 2.3上级机关征求意见未定稿的文件。

 2.4重份文件。

 2.5无查考利用价值的事务性、临时性文件。

 2.6未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿，所印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

 2.7从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。

 2.8无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设意见的人民来信。

 2.9学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。

 2.10本校负责人兼任校外机关职务形成的与本校无关的文件材料。

 2.11为参考目的从各方面收集的文件材料。

 2.12非隶属机关抄送的不需办理的文件材料。

 3.归档分工

 3.1中共中央、国务院、省、地市党委、人民政府，国家教育部以及国务院有关部、委下达的文件材料，除规定清退的由学校党、政办公室专人清退外，综合性的，由学校党、政办公室归档；专业性的或具体业务性的，由各承办部门归档。

 3.2以党委、学校名义的发文由学校党、政办公室归档。以学校名义与外单位签订的合同、协议由学校党、政办公室归档（承办部门协归）。以部门名义的发文，由各部门归档。各部门在工作中形成的具有保存价值，统一承报学校党、政办公室的，如工作计划、总结、统计、大事记等，由学校党、政办公室归档，其余的各部门分别归档。

 3.3党委和学校召开的代表大会、全委会、扩大会、办公会所开成的材料，由学校党、政办公室归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门归档。

 3.4校内各部门向党委、学校的请示、报告正文及相应的批复、批转的原件，由报文部门归档。

 3.5两个以上部门共同办理的文件，由主办部门归档，非主办部门只保存复制本。

 3.6各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案馆保存，任何人不得带入其他部门。

 3.7重要的人民来访材料，由承办部门归档。

（三）按《四川中医药高等专科学校档案管理办法（试行）》和本实施细则第三章的规定归档，并按档案管理权限向档案馆移交档案材料。

 第九条院部和其他单位形成的党政档案由本单位依规进行管理。

第三章 党政档案的归档

 第十条党政档案归档范围包括党务综合、纪检、组织、宣传、统战、工会、团委、离退休、行政综合、人事、监察、审计、保卫、后勤、档案、图书文博、网络与信息管理、国有资产、采购、后勤集团等方面，具体内容见《四川中医药高等专科学校文件材料归档范围和保管期限表》。

 第十一条党政档案归档一般要求

（一）归档部门应对照其归档范围和保管期限表，检查档案文件材料是否准确、系统、完整，剔除不应归档文件材料。

（二）组件（件的组织）

 1.件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

 2.件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

（三）分类

 学校党、政文件一般采用年度—保管期限—机构（问题）进行三级分类。

 1.按年度分类

将文件按其形成年度分类。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

 2.按问题：将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

 3.按期限：将文件按照规定的不同保管期限分开。

（四）排列

 1.归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

 2.同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

 3.会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（五）编号

 1.归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

 2.档号的组成、结构详见《绵阳中医药学院档号编制方案》。

 3.文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号从1开始连续编写，标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已编有页码的，保持原有页码不变。编写页号用2B铅笔。

 4.归档文件应在首页上端的右上角位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

 5.归档章应填写全宗号、年度、件号、保管期限、机构（问题）、页数。

归档章式样

 归档章示例

（六）编目

 1.归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

 2.归档文件应逐件编目。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

 3.填写归档文件目录表

 序号：填写归档文件顺序号。

 档号：档号按照（五）编号编制。

 文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

 题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

 日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20190909。

 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

 页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

 备注：注释文件需说明的情况。

 4.归档文件目录用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。

（七）填写备考表

 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

 1.盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

 2.整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

 3.整理日期：归档文件整理完成日期。

 4.检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

 5.检查日期：归档文件检查完毕的日期。

 第十二条 党政档案质量要求

 1.归档单位应详细检查档案材料是否按要求收集齐全、完整，做到不丢项不漏项。文字材料的抄写件要字迹工整；复印件要字迹清楚、牢固，能适宜长期保存。

 2.盒内文件材料排列顺序为：归档文件目录封面、目录、文件材料部分、备考表。

 3.拆除文件上的金属物，对破损的文件材料以及与文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补、裱糊。对较大的图表，要进行折叠，规格为A4纸幅面的尺寸。

 第十三条 党政档案归档要求

（一）内容要求

 1.具有永久和长期保存价值的文件材料必须准确、系统、完整，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件，存复印件的需注明原始件的去向。

 2.对纸质和非纸质党政档案材料实行同步归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）执行。

（二）归档时间

归档单位在次年六月底前向档案馆移交。

（三）归档手续

 1.归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单，一式三份，移交方存一份、档案馆存两份。

 2.移交档案要严格验收，并办理交接手续。

第四章 党政档案的保管与利用

 第十四条 党政档案库房的门窗要坚固，应有防火、防盗、防高温、防霉、防虫、防鼠、防光、防尘等设备和措施。

 第十五条档案馆对超过保管期限的党政档案要定期进行鉴定，对已失去保存价值的党政档案经分管归档单位和档案馆的校领导共同审批后，登记造册后依规进行销毁。

 第十六条 党政档案的查、借，库房管理、价值鉴定等工作按有关规定执行。

第五章 附 则

 第十七条本实施细则由档案馆负责解释。

 第十八条本实施细则自公布之日起执行。