学校各归档部门：
为规范做好2022年我校归档工作，根据相关要求，结合当前实际，现将有关事项通知如下。
一、请各部门负责人切实增强档案意识，主动督促相关人员将档案材料交部门档案员归档；主动关心并督促部门档案员做好立卷归档工作，认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，严把质量关，防止漏归、错归。任何部门、个人不得将档案材料据为己有。
二、请部门档案员认真对待归档工作，将本部门2021年度形成的对学校、社会有保存价值的各种载体材料参照《四川中医药高等专科学校文件材料归档范围和保管期限表》收集齐全、完整归档；要确保将文件材料的原件归档，如确无原件依规必须说明原件的去向。除本单位的正式发文以外，还要注意对以下几种载体的收集、归档：
1.重大活动、重要会议、重点项目等方面材料。要防止各种重要文件材料及其附件的遗漏或缺失。
2.上报材料。要将上报的红头文件留存归档，更要注意将附件及其它相关的申报材料一并归档，以防给日后查考利用带来不便。
3.网上发布的电子公文。请一定要求相关人员将网上发布（未下发纸质文件）的涉及学校工作的上级来文打印出来归档，防止此类文件漏归。
4.学校公文。要将收到的文件和收文处理签作为“一件”档案归档，整理时收文处理签应放在公文前面，编写页号应从收文处理签起算；发布的公文应将正式公文、文件签发单（或发文稿纸）以及定稿作为“一件”档案归档，整理时应将正式公文放在最前面，然后依次是文件签发单（或发文稿纸）、定稿，排列好后再编写页号。
5.声像类文件材料。注意收集、归档本部门形成的有归档价值的照片（含集体毕业照）、视频、音频等多媒体文件。
6.实物类档案。注意收集、归档：市级及其以上机构颁发的奖状、奖牌、证书、奖杯等奖品；国内外各项活动中接受的纪念品、印章、名人字画等具有保存价值的实物。
三、部门档案员须对归档材料按永久、30年、10年划分保管期限；在同一保管期限内，按时间、重要程度结合事由排列文件材料；会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。
四、学校疫情防控工作各相关单位、部门要明确责任、指定专人，认真做好历年新冠疫情防控文件材料的收集整理工作；非牵头部门要在疫情结束后1个月内主动将规范整理的文件材料移交给牵头部门并办理移交手续；各牵头部门在疫情结束后2个月内须将规范整理后的完整档案及时移交档案馆集中统一管理（本次仍不归）。
五、归档时间要求：除有特殊规定外，各部门均应在6月30日前完成2021年档案归档（科研类档案、专题性档案应在项目完成后两个月内归档；重大活动档案应在活动结束后两个月内归档；基建类档案应在项目完成后三个月内归档）。延期归档，在年底考核时将依规据实扣分。
六、部门档案员变更时，应做好相应的档案业务交接工作，并及时向档案馆报备，以确保立卷归档工作的顺利开展。
部门新档案员如需参加专门培训，即日起请通过QQ群在汪小琴老师处报名。4月8日16点时，档案馆将视报名情况确定集中培训或是个别培训。
七、各部门立卷归档等情况是年终考核、档案工作考评的重要依据。年底，学校将对各部门归档工作进行依规考核。
八、请未加入“医专档案工作群”（群号750961350）的部门档案工作负责人或其档案员尽快以“部门-真实姓名”形式入此群，以便工作开展。
九、归档过程中有疑议者，请及时与档案馆人员联系、沟通，我们将竭诚为你们服务（联系人：董树伟、汪小琴、王燕）。
特此通知。
四川中医药高等专科学校档案馆
2022年4月7日
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