学校各归档部门：
为做好2023年我校归档工作，根据相关要求，结合当前实际，现将有关事项通知如下。
一、任何部门、个人均应认真落实档案应归尽归的规定，不得将档案材料据为己有。
二、请各部门负责人切实增强档案意识，主动督促部门人员将档案材料交部门档案员归档；确保部门档案员的相对稳定，主动关心并督促部门档案员做好立卷归档工作；认真审查归档文件材料是否齐全、完整，严把质量关，防止漏归、错归。
三、请部门档案员参考《四川中医药高等专科学校文件材料归档范围和保管期限表》，将本部门2022年度形成的对学校、社会有保存价值的各种载体材料收集齐全、完整归档；确保原件归档（如确无原件，依规必须说明原件的去向）；要注意将文件附件及其它相关材料一并归档，以防将来查考利用不便。要注意以下几种载体的收集、归档：
1.重大活动、重要会议、重点项目等方面材料。可单独组卷归。
2.网上发布的电子公文。请一定要求相关人员将网上发布（未下发纸质文件）的涉及学校的重要来文、发文打印出来归档，防止此类文件漏归。
3.收发文的处理。要将收文、收文处理单作为“一件”档案归档，整理时收文处理单应放在公文前面，编写页号应从收文处理单起算；发布的公文应将正式公文、文件签发单（或发文稿纸）以及定稿作为“一件”档案归档，整理时应将正式公文放在最前面，然后依次是文件签发单（或发文稿纸）、定稿，排列好后再一并编页。
4.声像类文件材料。注意收集、归档本部门形成的有归档价值的照片（班级毕业照必须归档）、视频、音频等多媒体文件。
5.实物类档案。注意收集、归档：市级及其以上机构颁发的奖状、奖牌、证书、奖杯等奖品；国内外各项活动中接受的纪念品、印章、名人字画等具有保存价值的实物。
四、部门档案员须对归档材料按永久、30年、10年划分保管期限；在同一保管期限内，按时间排列文件材料；同类文件较多时可集中排列。
五、各相关单位、部门要明确责任、指定专人继续做好近年新冠疫情防控文件材料的收集整理工作；非牵头部门要在疫情结束后1个月内主动将规范整理的文件材料移交给牵头部门并办理移交手续；牵头部门在疫情结束后2个月内须将规范整理后的完整档案及时移交档案馆集中统一管理（具体时间待后另行通知）。
六、归档时间要求：除有特殊规定外，各部门均应在今年6月30日前完成2022年档案归档（科研类档案、专题性档案应在项目完成后两个月内归档；重大活动档案应在活动结束后两个月内归档；基建类档案应在项目完成后三个月内归档）。延期归档，在年底考核时将依规据实扣分。
七、部门档案员变更时，应做好相应的档案业务交接工作，并及时向档案馆报备，以确保立卷归档工作的顺利开展。
部门新档案员如需参加专门培训，即日起请通过QQ群等途径在董树伟老师处报名。4月3日16点时，档案馆将视报名情况确定集中培训或是个别培训。
八、为方便、规范归档，档案馆现对文书、科技、实物、声像等类档案的《归档文件目录》《移交清单》的字号（归档时此类字号须统一）、格式进行了微调并上传在“医专档案工作群”，请大家据此选用。
九、各部门立卷归档等情况是学校年终档案工作考评的重要依据，请各部门切记按时、依规归档。
十、对归档等有疑议者，请及时与档案馆人员联系、沟通，我们将竭诚为你们服务（联系人：董树伟、汪小琴、王燕）。
特此通知。
四川中医药高等专科学校档案馆
2023年3月31日
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